PROJEKT / KUNDENLÖSUNG · PRODUKTENTWICKLUNG · IN DEN ERSTEN WOCHEN IM EINSATZ
Schlossfeld Verpflegungs-App
Aus einem unübersichtlichen, weitgehend manuellen Ablauf entstand eine Anwendung, die Verpflegungsanfragen strukturiert erfasst und Büro, Küche und Buchhaltung auf eine gemeinsame Arbeitsgrundlage bringt.
AUSGANGSLAGE
Ausgangslage
Die Verpflegung für Gruppen und Anlässe wurde über ein unübersichtliches Formular organisiert. Bestätigungen wurden manuell per E-Mail verschickt. Der Küchenzettel wurde nur als Vorlage ausgedruckt und anschließend von Hand ausgefüllt. Auch die Rechnungsstellung erfolgte manuell.
Beteiligt waren insbesondere Büro, Küche und Buchhaltung. Jede Stelle brauchte andere Informationen, arbeitete aber mit demselben Vorgang.
DAS EIGENTLICHE PROBLEM
Das eigentliche Problem
Essensgruppen waren nicht eindeutig definiert. Es war nicht zuverlässig ersichtlich, welche Gruppe welche Allergien oder besonderen Anforderungen hatte. Dadurch entstanden viele Rückfragen per E-Mail und Telefon.
Für die Küche fehlte eine genaue Planungsgrundlage. Gleichzeitig verursachten Bestätigung, Terminabstimmung, Küchenplanung und Rechnungsstellung erheblichen manuellen Aufwand.
DIE LÖSUNG
Die Lösung
Die Anwendung führt die benötigten Angaben in einem gemeinsamen Ablauf zusammen.
Aus diesen Angaben wird automatisch ein Küchenzettel erstellt. Anfragen lassen sich einfacher prüfen und bestätigen. Büro und Küche arbeiten dadurch mit einer konsistenten Grundlage.
- Rahmendaten des Aufenthalts oder Anlasses
- Kontaktdaten
- klar definierte Essensgruppen einschließlich Allergien
- geplante Mahlzeiten
- genaue Bemerkungen zu einzelnen Mahlzeiten
FORMULAR UND ARBEITS-COCKPIT
Vom Formular zum Arbeits-Cockpit
Das öffentliche Buchungsformular führt schrittweise durch Aufenthalt, Gruppen, Kalender, Kontakt und Prüfung.
Im internen Arbeits-Cockpit werden die Angaben für den Betrieb aufbereitet. Essensgruppen, Ernährungsanforderungen und Mahlzeiten sind gemeinsam sichtbar. Die Küchenvorbereitung fasst aktive Mahlzeiten sowie Gruppen mit und ohne besondere Anforderungen zusammen.
MEIN BEITRAG
Mein Beitrag
Mein Beitrag umfasste den gesamten Weg von der Problemklärung bis zum Einsatz.
- das Problem erfassen
- den bestehenden Prozess verstehen
- eine passende Prozesslösung entwickeln
- ein Mockup erstellen
- die Anwendung entwickeln
- Sicherheit, Backups und Bedienbarkeit für den Betrieb sicherstellen
- Probleme im Testbetrieb erfassen
- laufende Verbesserungen umsetzen
ERSTE ERFAHRUNGEN IM BETRIEB
Erste Erfahrungen im Betrieb
Die Anwendung befindet sich seit wenigen Wochen im Einsatz. Die ersten qualitativen Erfahrungen zeigen:
- höhere Zufriedenheit bei den Buchenden
- weniger manuellen Aufwand im Backoffice
- eine einfachere Küchenplanung
AUSBLICK
Nächste mögliche Funktionen
Als nächste Erweiterungen sind vorgesehen. Diese Funktionen sind ein Ausblick und noch nicht Bestandteil des beschriebenen aktuellen Einsatzstands.
- Import aus weiteren Gruppenreise-Portalen
- Schnittstelle zur Buchhaltung
- Kalenderfunktion für die Kapazitätsplanung
- automatisierte Status-E-Mails an Büro und Küche